Funktionen — Kvoto

Objekte & Wohnungen

Ihr Portfolio — strukturiert & immer griffbereit

Pflegen Sie Wohnungen einmalig und greifen bei jeder Angebotserstellung auf aktuelle Kapazitäten, Ausstattung, Fotos und Preise zurück.

Funktion	Was Sie damit machen können
Apartment-Builder (12-Chip-Wizard)	Geführter Assistent fragt alle Wohnungsdaten Schritt für Schritt ab — nichts vergessen, alles in wenigen Klicks.
Objekttyp-Auswahl	Wählen Sie den Unterkunftstyp (Monteurzimmer, Wohnung, Haus …) — Angebote und Beschreibungen passen sich automatisch an.
Ausstattungs-Chips	Per Klick markieren, welche Extras vorhanden sind (WLAN, Parkplatz, Küche, Balkon …) — sie erscheinen automatisch im Angebot.
Transporter-/Sprinter-Stellplatz-Badge	Auffälliges Badge im Angebot zeigt, dass Transporter und Sprinter willkommen sind — kein extra Text nötig.
Foto-Upload & Bildgalerie	Mehrere Fotos hochladen — Kvoto komprimiert und fügt sie automatisch als Galerie in jedes Angebot ein.
Wohnung duplizieren	Bestehende Wohnung duplizieren und nur die Unterschiede anpassen — spart Zeit bei größeren Portfolios.
Staffelpreise je Wohnung	Verschiedene Preise für kurze (7 N.), mittlere (14 N.) und lange Aufenthalte (28 N. / Monatsrate) hinterlegen — Kvoto wählt den Staffelpreis automatisch.
Max. Personenzahl & Kapazität	Personen, Zimmer und Betten angeben — Kvoto verhindert automatisch Überbuchungen und weist korrekte Kapazitätsdaten im Angebot aus.
Verwaltbare Wohnungen	Beliebig viele Wohnungen anlegen — die Anzahl richtet sich nach Ihrem Tarif.

Angebotserstellung

Professionelle Angebote in Minuten — nicht Stunden

Von der Wohnungsauswahl bis zum versandfertigen HTML-Angebot mit Foto-Galerie, Preistabelle und GoBD-konformer Angebotsnummer — Kvoto übernimmt die Formatierungsarbeit.

Funktion	Was Sie damit machen können
Angebotserstellung (HTML-Mail-Angebot)	Vollständiges Mietangebot per E-Mail — mit Fotogalerie, Preisaufstellung und Konditionen in einem Schritt.
Fortlaufende Angebotsnummer (GoBD)	Jedes Angebot erhält automatisch eine eindeutige, lückenlose Nummer im Format ANG-YYYY-NNNN — GoBD-konform, ohne Excel-Liste.
Angebots-Status-Verwaltung	Status jedes Angebots (Entwurf → Gesendet → Bestätigt → Storniert) auf einen Blick — kein Suchen im Postfach.
Gültig-bis-Datum	Legen Sie fest, bis wann das Angebot verbindlich gilt — klarer Handlungsdruck, keine veralteten Preise nachpflegen.
Entwurfs-Autosave & Wiederherstellung	Kvoto speichert den Entwurf automatisch — Fenster schließen und nahtlos weitermachen.
Angebot duplizieren	Bestehendes Angebot als Vorlage duplizieren und nur Zeitraum und Preis anpassen — ideal für Folgebuchungen.
Anzahl Fotos in der Angebots-Galerie	Wählen Sie, wie viele Wohnungsfotos das Angebot zeigt — je nach Tarif bis zu sechs Bilder.
Freitextkommentar am Angebot	Persönliche Notiz oder individuelle Hinweise direkt ins Angebot einfügen — Layout bleibt unverändert.
Gast/Firmen-Autocomplete	Erste Buchstaben eintippen — Kvoto schlägt bekannte Gäste und Firmen aus der Angebotshistorie automatisch vor.
Buchungsbestätigung erstellen & versenden	Mit einem Klick formelle Buchungsbestätigung erstellen und direkt aus Kvoto versenden.
Check-in-Infos an den Gast Bald	Vor der Anreise erhält der Gast Zugangscode, Anfahrt, WLAN und Check-in-Anleitung in einer eigenen Mail — sobald die Zahlung eingegangen ist.
Erinnerungs-Mail an Gast	Per Klick eine freundliche Erinnerungsmail an offene Interessenten schicken — kein Abschluss geht vergessen.
Angebot auf Deutsch oder Englisch	Angebote auf Wunsch auch auf Englisch erstellen — für internationale Firmen und ausländische Monteurbetriebe.
Angebote pro Monat	Das monatliche Angebots-Kontingent richtet sich nach Ihrem Tarif.

Preislogik

Steuerkorrektes Pricing — von der Flatrate bis zur Etappen-Anreise

Kvoto berechnet Preise mit den richtigen MwSt-Sätzen (7 % / 19 %), kennt den §19-Kleinunternehmer-Modus und beherrscht City-Tax sowie zweiphasige Belegung.

Funktion	Was Sie damit machen können
Preismodell: Flatrate	Fester Preis pro Nacht für die gesamte Wohnung — das gängigste Modell für Monteurunterkünfte.
Preismodell: Pro-Person-Preis	Preis je Person und Nacht berechnen — ideal bei schwankender Belegung oder wenn Firmenkunden je Bett abrechnen.
Steuerkorrektes Pricing (7 % / 19 % Buckets)	Preisengine ordnet jede Position automatisch zu: Übernachtung und Endreinigung 7 %, sonstige Nebenleistungen 19 % — buchhalterisch saubere Aufstellung.
Rabatt (prozentuell oder absolut)	Prozentualer oder fester Rabatt in Euro — Kvoto weist den Nachlass je Steuersatz korrekt aus.
Kaution am Angebot	Kaution wird im Angebot separat ausgewiesen — ohne MwSt-Ausweis, da Kautionen keine steuerpflichtigen Umsätze sind.
Zusatzleistungen	Individuelle Posten (Parkplatz, WLAN, Sauna …) ergänzen — mit automatisch richtigem Steuersatz und flexibler Einheit (einmalig, pro Nacht, pro Person …).
Etappen-Anreise (zweiphasige Belegung)	Monteurtrupps, die in zwei zeitlich getrennten Phasen einziehen — Kvoto errechnet den Gesamtpreis beider Phasen in einem Angebot.
Kurtaxe / City-Tax	Kurtaxe als Betreiber-Posten oder als durchlaufenden Gast-Posten konfigurieren — Kvoto weist sie im Angebot entsprechend aus.
§19-Kleinunternehmer-Modus	Kleinunternehmer-Modus aktivieren — Kvoto erstellt Angebote ohne Steuerausweis, inklusive gesetzlichem Hinweistext nach §19 UStG.
Wochentags-Bepreisung Bald	Künftig Wochenend- und Werktagsnächte unterschiedlich bepreisen — z. B. günstigere Wochenendpreise oder höhere Preise an buchungsstarken Tagen.

E-Mail & Versand

Direkt aus Kvoto versenden — kein E-Mail-Client nötig

Angebote, Buchungsbestätigungen und Erinnerungen direkt aus Kvoto versenden — wahlweise über Shared-Domain oder eigene Absenderadresse.

Funktion	Was Sie damit machen können
E-Mail-Versand über Kvoto-Shared-Domain	Angebote sofort über die Kvoto-Infrastruktur versenden — keine SMTP-Konfiguration nötig, ab Registrierung einsatzbereit.
Eigene Absenderadresse (Custom-Domain)	Angebote mit Ihrer eigenen Firmen-E-Mail-Adresse als Absender versenden.
Test-Mail an eigene Adresse	Vor dem echten Versand eine Test-Mail an sich selbst schicken — so sehen Sie, wie das Angebot beim Empfänger ankommt.
WhatsApp-Link / QR im Angebots-Footer	Jedes Angebot enthält automatisch einen klickbaren WhatsApp-Link und einen QR-Code — ein Tap reicht, um Sie direkt zu erreichen.
WhatsApp-Versand (direkt aus der App) Bald	Künftig Angebote als WhatsApp-Nachricht direkt aus Kvoto versenden — ohne Umweg über das Handy.
Tägliches Mail-Versandlimit	Das tägliche E-Mail-Kontingent richtet sich nach Ihrem Tarif — bei Bedarf upgraden.

Design & Branding

Ihre Marke im Angebot — nicht die von Kvoto

Logo, Firmenfarbe, mehrere E-Mail-Vorlagen — Kvoto gibt Ihnen die Werkzeuge für Angebote wie aus einem Guss.

Funktion	Was Sie damit machen können
Firmen-Logo im Angebots-Header	Logo einmalig hochladen — es erscheint automatisch in jedem Angebot und jeder Buchungsbestätigung.
Eigene Primärfarbe	Firmenfarbe einmal festlegen — alle Angebots-Mails übernehmen sie automatisch.
Zugang zu allen E-Mail-Design-Templates	Aus mehreren E-Mail-Vorlagen die passende wählen — von schlicht-seriös bis warm-einladend.
Live-Vorschau der Design-Templates	Sofort im Browser sehen, wie Angebot und Firmenfarbe mit dem gewählten Template wirken — bevor Sie speichern.
Design-Template Test-Versand	Echte Test-Mail mit dem gewählten Template an sich selbst schicken — so prüfen Sie, ob das Layout im E-Mail-Programm wie in der Vorschau aussieht.

Dokumente (PDF)

Rechtssichere Dokumente auf Knopfdruck

Kvoto erzeugt fertig formatierte, rechtskonforme Dokumente — zum direkten Beilegen oder Download.

Funktion	Was Sie damit machen können
Hausordnung als rechtsfestes PDF	Kvoto erzeugt die Hausordnung als unveränderliches PDF gemäß §126b BGB — die einzige Methode, die gerichtlich als rechtswirksam gilt.
Angebot als PDF (Download)	Fertiges Angebot als Einseiter-PDF herunterladen — zum Ausdrucken, Archivieren oder manuellen Anhang.
Hausordnung-Anhang je Angebot (an/aus)	Pro Angebot entscheiden, ob die Hausordnung als PDF-Anhang mitgeschickt wird — z. B. bei Stammgästen weglassen.

Workflow & Verwaltung

Behalten Sie den Überblick — vom ersten Entwurf bis zur Bestätigung

Dashboard, Angebotsliste, Zusatzleistungs-Vorlagen und konfigurierbare Konditionen — Kvoto reduziert administrative Routinearbeit auf ein Minimum.

Funktion	Was Sie damit machen können
Dashboard (KPIs)	Offene Angebote, Pipeline-Wert und Conversion-Rate auf einen Blick — keine Tabellen oder Berichte nötig.
Dashboard-Aktionszone	Das Dashboard hebt automatisch Angebote hervor, die bald ablaufen oder lange unbeantwortet sind.
Angebotsliste mit Statusfilter	Alle Angebote nach Status filtern — sofort sehen, was offen, bestätigt oder abgelaufen ist.
Zusatzleistungs-Vorlagen	Häufige Nebenleistungen einmalig als Vorlage anlegen — beim nächsten Angebot per Klick-Chip hinzufügen, ohne Preis und Steuerrate neu einzutippen.
Hausregeln-Baukasten	Hausordnung aus typisierten Bausteinen zusammenstellen (Check-in-Zeiten, Rauchverbot, Haustierregelung, Vertragsstrafen …) — per Toggle, ohne eigene Rechtstexte.
Konfigurierbare Zahlungsbedingungen	Zahlungsfristen einmalig festlegen — sie erscheinen automatisch in jedem Angebot, auf Deutsch oder Englisch.
Konfigurierbare Stornobedingungen	Stornostaffeln und Freifristen einmalig in den Einstellungen definieren — Kvoto übernimmt sie automatisch in jedes neue Angebot.
Firmenprofil	Firmendaten einmalig hinterlegen — erscheinen automatisch auf allen ausgehenden Dokumenten und Angeboten.
Bankverbindung	IBAN, BIC und Kontoinhaber einmalig hinterlegen — Kvoto fügt die Zahlungsdaten automatisch in jeden Angebots-Footer ein.
Kundenverzeichnis (CRM) Bald	Künftig vollständiges Verzeichnis aller Gäste und Firmenkunden — für schnelle Wiederholbuchungen und systematische Nachfassarbeit.

Onboarding & Aktivierung

In 5 Schritten einsatzbereit — ohne Schulung

Kvoto führt Sie beim ersten Login durch alle nötigen Einstellungen — geführte Checkliste, Demo-Wohnung als Starthilfe und eine App, die auch offline funktioniert.

Funktion	Was Sie damit machen können
Onboarding-Wizard (5-Schritt-Setup)	Beim ersten Login führt ein Assistent durch die wichtigsten Einstellungen — Firmenprofil, erste Wohnung, Bankdaten.
Aktivierungs-Checkliste im Dashboard	Das Dashboard zeigt nach dem Setup, welche Schritte noch fehlen, bevor das erste Angebot versendet werden kann.
Beispiel-Portfolio (Demo-Wohnung)	Kvoto legt beim Start eine vorausgefüllte Demo-Wohnung an — sofort sehen, wie ein fertiges Angebot aussieht.
PWA (App-Installation auf Homescreen)	Kvoto auf Smartphone oder Tablet wie eine native App installieren — direkter Homescreen-Zugriff, offline-fähig auf der Baustelle.
In-App-Feedback	Feedback, Wünsche oder Probleme direkt aus der App melden — keine separaten E-Mails oder Support-Tickets nötig.

KI & Automatisierung

KI-gestützte Features — in Entwicklung

KI-Parsing, automatisch generierte Nachfass-Mails und mehrsprachige Angebote — alles in Vorbereitung.

Funktion	Was Sie damit machen können
KI-Anfrage-Parsing Bald	Buchungsanfrage per Text oder Screenshot einfügen — Kvoto liest Zeitraum, Personenzahl und Kundendaten automatisch aus und befüllt das Angebot vor.
KI-Follow-up-Text Bald	Kvoto generiert einen passenden Nachfass-Text für ausstehende Angebote — freundlich, professionell, auf den Gast zugeschnitten.
KI-Übersetzung Bald	Angebote automatisch in weitere Sprachen übersetzen — internationale Firmenkunden in der Muttersprache ansprechen, ohne externen Übersetzungsdienst.
Follow-up-Automatik Bald	Zeitgesteuerte Erinnerungssequenz einstellen — Kvoto schickt Nachfasser automatisch nach X Tagen.

Team & Konto

Sicher, DSGVO-konform und auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten

Von der Registrierung bis zur Konto-Löschung hält Kvoto alle Datenschutzpflichten ein und gibt Ihnen volle Kontrolle über Ihre Daten.

Funktion	Was Sie damit machen können
Self-Service-Registrierung (Double-Opt-In)	Registrierung in unter einer Minute — Kvoto bestätigt die E-Mail per Double-Opt-In und aktiviert das Konto DSGVO-konform.
Passwort-Reset	Sicherer Reset-Link (mit Leak-Prüfung) — neues Passwort in Sekunden, kein Support-Ticket nötig.
DSGVO-Daten-Export	Alle in Kvoto gespeicherten Daten jederzeit in einem maschinenlesbaren Format exportieren — Auskunftsrecht nach Art. 20 DSGVO auf Knopfdruck.
Konto-Löschung (DSGVO-konform)	Konto jederzeit vollständig und unwiderruflich löschen — Kvoto entfernt alle Daten nach DSGVO-Vorgaben, kein E-Mail-Aufwand.
Abo-Verwaltung über Stripe Bald	Tarif jederzeit in zwei Klicks wechseln, upgraden oder kündigen — gemäß §312k BGB, ohne Brief oder Formular.
Nutzer einladen Bald	Kolleginnen oder Mitarbeiter per E-Mail-Einladung in das Kvoto-Konto einladen — keine IT-Abteilung nötig.
Mehrbenutzer-Team Bald	Mehrere Personen gleichzeitig Zugang zum Kvoto-Konto geben — ideal für Büros mit mehreren Mitarbeitern.

Sicherheit & Datenschutz

Ihre Daten gehören nur Ihnen

Kvoto trennt die Daten jedes Kunden vollständig — technisch und organisatorisch — vor unberechtigtem Zugriff geschützt.

Funktion	Was Sie damit machen können
Vollständige Mandanten-Isolation	Wohnungen, Angebote und Kundendaten sind technisch von anderen Kvoto-Nutzern getrennt — kein Fremdzugriff möglich.
Registrierungsschutz (Anti-Spam)	Automatisches Rate-Limit begrenzt neue Registrierungen je IP und Stunde — schützt die Plattform vor automatisierten Angriffen.

Alles, was Kvoto kann — von der Wohnung bis zum versandfertigen Angebot